Légalisation de documents

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Qu’est-ce que la légalisation ?

Aux termes de l’article 2 de la convention de la Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, la légalisation est « la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu ». La République d’Haîti n’étant pas partie à cette convention, les actes haïtiens doivent être légalisés pour pouvoir être produits en France.

Quels sont les actes qui peuvent être légalisés ?

Sont considérés comme des actes publics pouvant faire l’objet d’une légalisation, les actes suivants :

  • les expéditions des décisions des juridictions judiciaires ou administratives, les actes émanant de ces juridictions et des ministères publics institués auprès d’elles ;
  • les actes établis par les greffiers ;
  • les actes établis par les huissiers de justice ;
  • les expéditions des actes de l’état civil établis par les officiers de l’état civil ;
  • les actes établis par les autorités administratives ;
  • les actes notariés ;
  • les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures, apposées sur un acte sous seing privé.

Et les actes sous seing privé ?

Les ambassadeurs et les chefs de poste consulaire peuvent légaliser les actes sous seing privé dont le signataire, ayant sa résidence habituelle dans leur circonscription consulaire ou y séjournant temporairement :

  • A la nationalité française ;
  • Est étranger et doit produire cet acte en France ou devant un ambassadeur ou un chef de poste consulaire français ;
  • Quelle que soit sa nationalité, représente une entreprise inscrite au registre national du commerce et des sociétés en France ou toute autre personne morale de droit privé ayant son siège en France.
    La légalisation de l’acte sous seing privé ne peut être faite qu’en présence de son signataire.

Les actes publics doivent-ils être légalisés préalablement à leur légalisation par le consulat ?

Pour pouvoir être légalisés par le consulat, les actes publics doivent préalablement avoir été légalisés par les autorités haïtiennes suivantes :

  • le commissaire du Gouvernement ;
  • le ministre de la Justice ;
  • le ministre des Affaires étrangères et des Cultes.

Quelles sont les formalités à accomplir pour des documents établis par une autorité française qui doivent être présentés à l’étranger ?

Pour connaître les formalités à accomplir pour des documents établis par une autorité française qui doivent être présentés à l’étranger, cliquer ici.

Y-a-t-il des instructions spécifiques pour la légalisation d’actes d’Etat civil ?

En matière d’Etat civil, la légalisation est définie dans le paragraphe 587 de l’instruction générale relative à l’état civil (IGEC) comme : « Une mesure administrative qui consiste à authentifier une signature et la qualité du signataire par l’apposition d’un contreseing officiel. Elle ne doit être donnée qu’aux pièces demandées par une autorité publique qui se fonde elle-même sur une règle de droit interne ou une convention internationale. La légalisation facilite donc dans les relations internationales la preuve de l’authenticité d’un acte ou d’un document établis conformément aux règles de droit interne et favorise leur production et leur admission à l’étranger ».
Le consul de France à l’étranger est l’autorité au premier chef en charge de la légalisation. Le paragraphe 593 de l’IGEC étend cette compétence aux consuls étrangers accrédités en France.
Compte tenu de l’évolution du droit consulaire, le ministère des affaires étrangères a renoncé, à compter du 18 janvier 1967, à viser les documents établis dans un pays étranger et légalisés en France par le consul de ce pays ainsi que ceux établis par un consul étranger en France. » Il en résulte que peuvent être acceptés en France, tant par les administrations publiques que par les particuliers, les copies ou extraits :

  • soit légalisés, à l’étranger, par un consul de France ;
  • soit légalisés, en France, par le consul du pays où ils ont été établis ;
  • soit établis, en France, par un consul étranger sur la base d’actes de l’état civil.

Peut-on légaliser des actes contraires à la législation haïtienne ?

Non.L’authentification d’un acte public, c’est-à-dire la détermination de l’autorité qualifiée pour l’établir, nécessite dans chaque cas un examen de la loi locale. Au sens de la législation locale, et même si des légalisations subséquentes ont déjà été effectuées, le poste diplomatique et consulaire doit s’abstenir de procéder à la légalisation afin que les autorités françaises devant lesquelles serait produit le document ne soient pas abusées.
Ce que dit le droit haïtien : L’article 10 de la loi n°I sur la promulgation, les effets et l’application des lois en général, interdit de déroger « par des conventions particulières aux lois qui intéressent l’ordre public et les bonnes mœurs. » Cette disposition du code civil doit être interprétée à la lumière de l’arrêt de la Cour de cassation du 22 décembre 1879 qui a dit pour droit que « les lois qui régissent l’état et la capacité des personnes étant d’ordre public, les stipulations qui ont pour objet d’y déroger sont radicalement nulles. »

Quels documents sont demandés par le consulat au moment de la légalisation ?

Pour demander la légalisation d’un document vous devez vous présenter muni des documents suivants :

  • Une preuve de votre identité ;
  • Le document à légaliser, préalablement légalisé par les autorités haïtiennes ;
  • La copie du courrier de l’autorité ayant demandé la légalisation.
    Vous devez, par ailleurs vous acquitter des droits de chancellerie.

Dois-je me déplacer au consulat pour faire légaliser les documents ?

Si vous résidez en France, le consul haïtien est compétent pour procéder à la légalisation du document que vous souhaitez produire en France.
S’il se trouve dans l’impossibilité d’exercer sa compétence en matière de légalisation d’actes vous pouvez demandez à quelqu’un de demander la légalisation à votre place.
Le porteur de l’acte devra alors présenter les pièces suivantes :

  • la copie de votre pièce d’identité ;
  • le document à légaliser, préalablement légalisé par les autorités haïtiennes ;
  • la copie du courrier de l’autorité ayant demandé la légalisation.
  • la copie de sa pièce d’identité ;
  • la copie d’un justificatif de domicile vous concernant de moins d’un an ;
  • une lettre de votre part mandatant le porteur de l’acte pour solliciter la légalisation.
    Il devra, par ailleurs, s’acquitter des droits de chancellerie.
    Lorsque le porteur de l’acte prend rendez-vous à la SOGEBANK, il devra remplir une fiche de renseignements accompagnée de tous les justificatifs cités plus haut. Tout dossier incomplet sera systématiquement rejeté.

Je réside en France, puis-je demander au consul haïtien de saisir son homologue français en Haïti pour légaliser un document destiné à être produit en France ?

Non. Si vous résidez dans un pays où la République d’Haïti est représentée, le consul haïtien est compétent pour légaliser les documents haïtiens destinés à être produits en France.

Comment obtenir un acte d’Etat civil haïtien ?

Les personnes qui souhaitent obtenir un acte d’Etat civil haïtien doivent s’adresser :
En Haïti :

  • aux Archives Nationales d’Haïti ;
  • à la SOGE-EXPRESS ;
  • à l’Office des Postes.
  • à un Guichet UNITRANSFER
    > Réponse : 1 à 2 semaines
    En France
    Antilles :
  • Consulat général d’Haïti à Pointe-à-Pitre ;
  • Consulat général d’Haïti à Cayenne ;
  • CAM-TRANSFER ;
  • UNITRANSFER.
    Métropole :
  • Consulat général d’Haïti à Paris.
    A l’étranger :
  • Auprès du consulat général d’Haïti compétent.
    Il est fortement recommandé de ne pas s’adresser à des intermédiaires. Aucun acte surchargé, falsifié ou apocryphe ne pourra être pris en compte, même si les énonciations de l’acte correspondent à l’acte détenu par les archives nationales d’Haïti.

Que se passe-t-il si le document pour lequel j’ai demandé la légalisation est apocryphe ?

Si vous-même ou le porteur de l’acte présentez un acte faux, falsifié ou dont les énonciations ne correspondent pas à la réalité, ce consulat conserve le document comme élément de preuve et saisit l’autorité qui vous en a demandé la légalisation.
C’est pourquoi nous vous conseillons de ne pas vous adresser à des intermédiaires. Aucun acte surchargé, falsifié ou apocryphe ne pourra être pris en compte, même si les énonciations de l’acte correspondent à l’acte détenu par les archives nationales d’Haïti.

Comment prendre rendez-vous ?

Si vous n’êtes ni français ni ressortissant de l’Union européenne, vous devez prendre rendez-vous à la Sogebank (Tél. 22 29 50 00). Attention : En cas de demande de modification de la date du rendez-vous, c’est ce même prestataire qu’il convient de contacter et non le consulat.

publié le 10/08/2016

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